--- title: "Dela dokument till webbportalen" canonical: "https://docs.prorenata.se/space/MAN/3918823427/Dela%20dokument%20till%20webbportalen" format: markdown --- Med denna modul kan du dela alla typer av utskrifter (PDF) som är kopplade till en elev direkt till organisationens webbportal. Det innebär att du enkelt och säkert kan tillgängliggöra dokument som exempelvis **tillväxtkurvor, vaccinationskort, kallelser** och andra handlingar för både eleven och deras vårdnadshavare. Detta förenklar kommunikationen, effektiviserar dokumenthanteringen och säkerställer att känslig information lämnas ut på ett tryggt sätt. > Macro (toc) --- ## Förutsättningar För att kunna dela dokument digitalt till webbportalen måste följande krav vara uppfyllda: - **Organisationsaktivering:** Funktionen måste vara aktiverad för organisationen. - *För administratörer:* Gå till *Din organisation → Organisationsöversikt → Inställningar → Moduler → Använd delning av dokument till webbportal. *[Läs mer om hur du aktiverar funktioner här.](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1481119028/Konfigurera+funktioner#Anv%C3%A4nd-Webbportal) - **Konfiguration av utskriftsmall (valfritt):** När funktionen har aktiverats i organisationen kan en administratör ställa in om en delning ska kräva bekräftelse eller signering direkt på den specifika utskriftsmallen. I samband med bekräftelse eller signering är det också möjligt för eleven eller vårdnadshavaren att ange en kommentar. Inställningen heter **"Bekräftelse krävs för delat dokument till webbportal"** och har följande alternativ: - *Ingen bekräftelse krävs* - *Bekräftelse krävs enligt anteckningsmallens signeringsregler* [Läs mer om signeringsnivåer här.](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1483507970/Hantera+anteckningsmallar+och+mallmenyer#Signeringsniv%C3%A5er) - **Behörighetsnivå:** Du behöver ha minst läsbehörighet till den dokumentationsmapp som dokumentet kopplas till. Användare med ärendebegränsning kan inte dela dokument till portalen. --- ## Användning Du kan dela alla typer av elevkopplade utskrifter (PDF) från Prorenata Journal direkt till webbportalen. Tänk på att bilagor inte kan delas separat. Om du vill att de ska tillgängliggöras i portalen måste de inkluderas i utskriften. Dokumentet sparas som en PDF på elevens sida och får automatiskt ett filnamn som består av organisationens namn samt datum och tid. Mottagaren (elev och/eller vårdnadshavare) kan förhandsgranska dokumentet direkt i sin webbläsare efter att ha loggat in i portalen. Därifrån kan de välja att ladda ner eller skriva ut filen. Hur detta ser ut och fungerar kan variera något beroende på vilken webbläsare som används. ### Dokumentets livscykel och statusar Ett delat dokument kan ha följande statusar: - **Skickad:** Dokumentet har delats men mottagaren har ännu inte läst det i portalen. - **Öppnad:** Mottagaren har öppnat och förhandsgranskat dokumentet i portalen. - **Delvis bekräftad/Bekräftad: **Används om utskriftsmallen är inställd på att kräva bekräftelse. *Delvis bekräftad* innebär att dokumentet har bekräftats eller signerats av en part, men att det fortfarande saknas bekräftelse eller signatur från ytterligare en vårdnadshavare. Utskriftsmallens kopplade anteckningsmall kan tillämpa någon av följande signeringsnivåer: - **Enkel signatur** eller **Identifiering** - Bekräftelse krävs och mottagaren har även möjlighet att ange en kommentar i samband med bekräftelsen (ej BankID eller Freja eID+) . - **Avancerad signatur** - E-signatur krävs och mottagaren har även möjlighet att ange en kommentar i samband med signering (BankID eller Freja eID+). - **Hanterad:** Visas när du som användare har infört bekräftelsen/signeringen till elevens dokumentationsmapp. Statusarna "*Skickad*" och "*Öppnad*" gäller för samtliga typer av delningar, medan övriga statusar styrs av inställningarna för den utskriftsmall som används. ### Steg-för-steg: Dela ett dokument > 📝 **Viktigt!** Kontrollera alltid att du valt rätt dokumentationsmapp innan du skickar. Om dokumentet som delas tillhör en medicinsk dokumentationsmapp är det endast möjligt att koppla delningen till en medicinsk akt. Detta är särskilt viktigt för att säkerställa att behörigheter och sekretess efterlevs. Följ dessa steg för att dela en utskrift till webbportalen: 1. Öppna den utskrift du vill dela (en förhandsgranskning visas). 2. Klicka på **Dela** och välj **Dela till webbportal**. 3. Fyll i följande uppgifter i formuläret: - **Ämne:** Den titel som delningen får för mottagaren i portalen. - **Meddelande till mottagare:** Ett kompletterande meddelande som visas för mottagaren i portalen. - **Anledning:** Ange anledning till delningen (visas endast i dokumentationsmappen). - **Dokumentationsmapp:** Välj den mapp som delningen ska kopplas till. En relaterad anteckning med information om delningen kommer att skapas här. Om delningen görs inom en specifik mapp så är denna förvald (låst). Observera att om dokumentet du valt har medicinskt innehåll så kan delningen endast kopplas till en medicinsk akt (t.ex. utskrift av tillväxtkurva, vaccinationskort m.m.). - **Visas för:** Välj vem som får behörighet att se dokumentet i portalen (*Endast elev*, *Endast vårdnadshavare* eller *Både elev och vårdnadshavare*). Om dokumentet kräver bekräftelse eller signering anpassas alternativen automatiskt utifrån vem som förväntas göra detta (t.ex. baserat på åldersregler för e-signering): - Alternativet **Endast elev** döljs om eleven inte har behörighet att bekräfta/signera. Eleven kan dock fortfarande få läsbehörighet till dokumentet om du väljer **Både elev och vårdnadshavare**. - Alternativet **Endast vårdnadshavare** döljs om vårdnadshavaren inte har behörighet att bekräfta/signera. 4. Kontrollera dina val och att rätt mottagare valts för åtkomst och notis (via e-post till primär adress). Detta visas i dialogens informationsruta. Mottagaren behöver uppfylla alla åtkomstkriterier till portalen för att få åtkomst till det delade dokumentet, [läs mer om dessa här.](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/3702620178/tkomstkriterier+och+blocklista+f+r+webbportalen#F%C3%A5-%C3%A5tkomst-till-webbportalen) Dokument delas oavsett om en e-postadress finns registrerad eller inte, om så är fallet behöver ni notifiera mottagaren på egen hand. 5. Klicka på **Skicka**. --- ## Dokumentation och loggning - **Anteckning:** När delningen är klar skapas automatiskt en anteckning i den kopplade dokumentationsmappen med information om delningen och med det delade dokumentet som bilaga. På denna automatiska anteckning finns även en direktlänk som öppnar detaljvyn för delningen, så att du snabbt kan se aktivitetslogg och hantera bekräftelser. > 📝 **Viktigt! **Delningen är tekniskt kopplad till den automatiska anteckningen. Om anteckningen **raderas **försvinner dokumentet omedelbart från portalen. Att enbart *stryka* anteckningen tar inte bort delningen. - **Händelselogg:** Varje delning, återkallning och borttagning loggas i elevens [händelselogg](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1482330288) för full spårbarhet. En logg skapas även vid införande av delvis bekräftad delning. --- ## Översikt och hantering av delade dokument Du kan se och hantera delade dokument på två ställen i systemet: - **För en specifik elev:** Gå till elevens översiktssida och välj **Kurvor & Tabeller** → **Delade dokument till webbportal**. *(**[Läs mer om översikten här](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/4534304771)**)* - **Samlad översikt för alla elever:** Gå till **Listor & Tabeller** → **Webbportal** → **Delade dokument**. I denna samlade vy kan du filtrera tabellen utifrån **status** samt vilken **kravnivå av bekräftelse** som delningen kräver (*Nej*, *Ja*, *Ja med e-signatur*). Du kan också välja att visa eller dölja redan hanterade delade dokument via knappen **Visa hanterade**. Denna inställning sparas automatiskt på din användarprofil och ligger kvar även om du loggar ut eller laddar om sidan. Du ser de delningar du har läsrättighet till via dina uppdrag. Genom att öppna hanteringsmenyn för en specifik delning (eller klicka på raden) kan du välja följande alternativ: - **Visa detaljer:** Öppnar detaljvyn för delningen. Här kan du se en **aktivitetslogg** som visar exakta tidpunkter för när mottagaren har öppnat, bekräftat eller signerat dokumentet, samt eventuella kommentarer som mottagaren har lämnat. - **Gå till elev:** Navigera direkt till elevens översikt. - **Gå till anteckning:** Öppna den automatiska anteckningen som är kopplad till delningen. - **Återkalla delat dokument:** Ta bort dokumentet från webbportalen. - **För in bekräftelse i dokumentationsmapp:** Tillgängligt när ett dokument är i status *Bekräftad* eller *Delvis bekräftad*. ### Hantera bekräftelser och signeringar När en mottagare bekräftar eller signerar ett dokument i portalen, får den användare som delade dokumentet en notis i sitt notiscenter samt via e-post. **Obs!** Dessa notiser ställs in av en administratör på organisationsnivå. > **Veckovis påminnelse via e-post** > > Om du vill bli påmind om ohanterade fildelningssvar (är i status *Bekräftad*) utan att aktivt behöva gå in i översikten kan du aktivera veckosammanfattningen i dina användarinställningar. Varje måndag skickas då ett e-postmeddelande som sammanfattar antalet fildelningssvar du är ansvarig för och som ännu inte har hanterats. [Läs mer om veckosammanfattningen här](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1481345923). När ett delat dokument har fått statusen **Bekräftad **kan du föra över denna information till elevens dokumentationsmapp med koppling till ursprungliga systemanteckningen. 1. Öppna detaljvyn för det delade dokumentet (via listan eller länken i den ursprungliga anteckningen). 2. Klicka på **För in bekräftelse i dokumentationsmapp**. 3. Kontrollera det som kommer att inkluderas i anteckningen. - Kryssa ur "Inkludera kommentar" om du inte vill att elevens/vårdnadshavarens kommentarer ska sparas i dokumentationen. 4. Klicka på **Ja, för in i dokumentationsmapp**. När detta är gjort ändras delningens status till **Hanterad**. Det skapas då automatiskt en systemgenererad anteckning med titeln *"Bekräftelse av delat dokument i Elevhälsans Webbportal"*. Denna läggs till som en kopplad anteckning till den ursprungliga systemanteckningen (den som skapades när dokumentet delades och som innehåller PDF-filen). #### Införa en delvis bekräftad delning Används för att inhämta samt föra in en bekräftelse manuellt även om samtliga signaturer inte kommit in (exempelvis om endast en av två vårdnadshavare har signerat eller bekräftat). Väljer du att föra in dokumentet trots att en bekräftelse eller signatur fortfarande saknas visas en dialogruta: *"Denna bekräftelse är inte komplett, vill du föra in den ändå eller vill du avvakta samtliga bekräftelser?".* Väljer du att avvakta lämnas dokumentets status helt oförändrad. - **Obligatorisk notering:** En intern notering måste anges som beskriver varför dokumentet förs in i förtid. Denna notering är endast synlig för personal och visas i blankettens detaljvy samt i den slutgiltiga anteckningen i dokumentationsmappen. Noteringen ligger kvar även om en annan användare senare för in den på nytt, till exempel om den första införda anteckningen strukits. - **Effekt:** Dokumentet låses för vidare signering eller bekräftelse och hämtas in samt införs med den bekräftelse eller signatur som existerar vid tillfället. Det flyttas även till status **Hanterad** i Prorenata Journal (markerad med ikon för inhämtning). - **Märkning i dokumentationen:** Den införda anteckningen märks tydligt som en ofullständig bekräftelse, med en varningstext om att en bekräftelse saknas. Prefixet **Inkomplett bekräftelse **läggs till i början av anteckningens titel. ### Återkalla dokument Om ett dokument har delats av misstag, eller av annan anledning inte längre ska vara tillgängligt, kan du återkalla det. När du återkallar en delning tas dokumentet omedelbart bort från webbportalen och dess status ändras till *Återkallad*. **Gör så här:** 1. Öppna hanteringsmenyn för delningen i listan. 2. Välj **Återkalla delat dokument**. 3. Bekräfta genom att klicka på **Ja, återkalla delat dokument**. **Notis till mottagaren:** När ett dokument återkallas skickas automatiskt ett e-postmeddelande till de personer (elev och/eller vårdnadshavare) som har haft åtkomst till dokumentet i portalen för att informera om att delningen har upphört. **Uppföljning och detaljvy:** I delningens detaljvy kan du i efterhand se vem som återkallade dokumentet och när det gjordes. Du når detaljvyn antingen via listvyerna eller via länken på den automatiska anteckning som skapades när dokumentet ursprungligen delades. --- ![Dela till portalen-v3-final.mp4](media://69517ab5-c062-4064-9c71-feb33d43fe33) --- ## Elevförflyttning och hopslagning **Flytt av anteckning styr delningen:** Eftersom en delning till webbportalen är tekniskt kopplad till en specifik anteckning i elevens journal, följer delningen alltid med den anteckningen. Om en anteckning flyttas eller överförs, följer rätten till delningen med. **Vid hopslagning av elever:** När två elevakter slås samman (t.ex. vid dubbletthantering) överförs anteckningar från en *källelev* till en *målelev*. - **Ägarskap:** Efter hopslagningen tillhör alla överförda anteckningar måleleven. - **Delningar:** De relaterade delningarna följer med i överföringen. Det innebär att dokument som tidigare delats från källelevens akt nu anses tillhöra och vara kopplade till måleleven i webbportalen. - **Åtkomst:** Mottagaren (elev/vårdnadshavare) ser dokumentet på målelevens sida i portalen efter att hopslagningen är genomförd så länge som delningen är aktiv. --- ## Dela en kallelse till portalen För att kunna dela en kallelse till webbportalen måste kalenderbokningen först vara **sparad**. 1. Skapa en kalenderbokning som vanligt och fyll i önskad information. [Läs mer om hur du skapar en kalenderbokning.](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1481348053) 2. Koppla en eller flera elever till kalenderbokningen. 3. Klicka på **Klar**. 4. Öppna kalenderbokningen. 5. I dialogen som visas öppna hanteringsmenyn och klicka på **Skapa kallelse. **Det är också möjligt att klicka på skrivarikonen i högra hörnet. 6. Klicka på **Dela** och välj **Dela till webbportal**.