---
title: "Arbeta med protokoll"
canonical: "https://docs.prorenata.se/space/MAN/1483507939/Arbeta%20med%20protokoll"
format: markdown
---
För att kunna arbeta med protokoll måste funktionen vara aktiverad i er organisation samt konfigurerad enligt överenskommelse. För att aktivera funktionen eller göra förändringar av inställningarna, [kontakta Prorenata Support.](https://journal.prorenata.se/apps/support/)
Ett protokoll i Prorenata Journal kan användas för att göra ärendeanteckningar på en rad ärenden i protokollform. När man skapar ett protokoll väljer man vilka ärenden som ska ingå i protokollet och i vilken ordning de ska stå. Varje anteckning som görs i protokollet syns därefter också som en ärendeanteckning i respektive ärende. I förekommande fall syns den även som en anteckning i journalen för den elev som är kopplad till ärendet och protokolldatumet kommer att stå i anteckningens titel.
** Ett protokoll består av: **
- En **protokolltyp **som bestämmer vilken dokumentationsmapp protokollet är kopplat till och därmed vilka ärenden som kan ingå i protokollet. Det går även att begränsa protokollet till specifika ärendetyper.
- En **skola **som protokollet tillhör
- En **rubrik **
- Ett **protokolldatum **för när mötet och protokollet planeras att genomföras.
- En listning av protokollets **medlemmar**, max 50 stycken.
- En **förtext **som är en fritextanteckning som föregår protokollpunkterna.
- En lista på **protokollpunkter **där varje protokollpunkt motsvarar ett ärende eller fristående protokollpunkt. Varje ärende som ingår i protokollet måste ha en ärendetyp som är kopplad till samma dokumentationsmapp som protokollets protokolltyp (om protokollet är kopplat till Elevakten så måste ingående ärenden också vara kopplade till Elevakten).
---
> Macro (toc)
---
## Var hittar jag protokollen?
Protokollen för en skola återfinns under fliken *Protokoll *på skolans sida.
---
### Hur filtrerar och sorterar jag protokoll?
Protokollen sorteras efter planerat protokolldatum. Som användare kan du ändra ändra om du vill visa de senaste protokollen först eller sist genom att klicka på pilen ↕︎ i kolumnen **Datum för protokoll**. Denna sortering sparas för användaren så att sorteringen är den samma nästa gång man loggar in.
För att bara visa dina protokoll klicka på knappen **Visa bara mina**.
Du kan filtrera protokollistan på:
- **Titel **och filtrera på protokollets titel.
- **Skapad **och filtrera på ett visst datumintervall.
- **Datum för protokoll **och filtrera på ett visst datumintervall för protokollet. (Dvs det datum som är satt när mötet ska äga rum).
- **Status** och filtrera på en eller flera statusar.
- **Protokolltyp** och filtrera på en eller flera protokolltyper.
Du kan sortera protokollistan på:
- **Titel** genom att klicka på ↕ och då sortera i bokstavsordning i stigande/fallande ordning
- **Skapad **genom att klicka på ↕ och då sortera dessa efter datum då protokollet skapades i stigande/fallande ordning.
- **Datum för protokoll **genom att klicka på ↕ och då sortera dessa efter datum i stigande/fallande ordning.
- **Skapad av** genom att klicka på ↕ och då sortera i bokstavsordning i stigande/fallande ordning
- **Status** genom att klicka på ↕ och då sortera dessa i status ordning
- **Protokolltyp** genom att klicka på ↕ och då sortera i bokstavsordning i stigande/fallande ordning
---
### Du kan göra följande via hanteringsmenyn på protokoll i översikten
- **Visa protokoll **
- öppnar protokollet.
- **Status **
- ändra status på protokollet.
- **Ändra detaljer**
- *beskrivning, protokolldatum *och* medlemmar*.
- **Ta bort protokoll **(om du har rätt behörighetsnivå).
---
## Vem kan se protokollet?
Protokollet har en protokolltyp som avgör vilken dokumentationsmapp det är kopplat till. Behörigheten till protokollet styrs av samma behörighet som dokumentationsmappen. Undantag för användare med [ärendebegränsning](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1483507939/Arbeta+med+protokoll#%C3%84rendebegr%C3%A4nsning-och-protokoll) som bara kan se protokoll där de är tillagda som medlemmar och då endast de punkter i protokollet där de även är medlemmar i ärendet.
---
## Hur skapar jag ett protokoll?
Du med skrivbehörighet till den dokumentationsmapp som protokolltypen tillhör kan skapa ett nytt protokoll. Undantag för roller med [ärendebegränsning](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1483507939/Arbeta+med+protokoll#%C3%84rendebegr%C3%A4nsning-och-protokoll).
Du skapar ett protokoll genom att:
1. Navigera till *Din organisation → Skola* som du vill skapa protokollet på.
2. Öppna fliken *Protokoll*.
3. Klicka på **Skapa protokoll**
1. Välj protokolltyp.
4. Ange titel för protokollet i fältet *Kort beskrivning*. Som standard sätts detta som protokolltypens namn + dagens datum.
5. Ange vilket datum som ni planerar att genomföra mötet.
Observera att ni behöver korrigera datum under *Kort beskrivning *om standardtitel använts då valt protokolldatum inte automatiskt ändrar datumet på protokollets titel.
6. Välj vilka medlemmar som ska närvara på mötet.
Om du klickar på **Välj alla **(denna knapp visas inte om er organisation har fler än 50 stycken aktiva användare) kommer du få upp en dialog om antalet medlemmar är fler än 15 och du får där bekräfta om du vill gå vidare med detta antal.
7. Klicka på **Spara**.
8. Välj vilka ärenden som ska ingå i protokollet. Läs mer under avsnittet *[Lägg till protokollpunkt (befintliga ärenden)](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1483507939/Arbeta+med+protokoll#L%C3%A4gg-till-protokollpunkt-(befintliga-%C3%A4renden))** *på denna sida som beskriver mer hur du kan t.ex. filtrera i tabellen och välja ärenden.
1. Klicka på **Lägg till valda ärenden** när du valt ärenden alternativt klicka på **Avbryt **(eller** Esc**) för att stänga dialogen utan att lägga till några ärenden.
2. Om några av de valda ärendena hade status *Nytt *får du frågan om du vill ändra deras status till *Aktivt. *Ändra status genom att bekräfta **Ja, aktivera dessa ärenden. **Klicka på **Avbryt **om du inte vill ändra deras status.
9. Lägg till eventuell förtext genom att klicka i rutan för *Förtext *och ange protokollets förtext.
1. Klicka på **Spara.**
### Hur duplicerar jag ett protokoll?
Du med skrivrättighet till den dokumentationsmapp som protokolltypen tillhör kan duplicera ett protokoll.
Du duplicerar ett protokoll genom att:
1. Navigera till *Din organisation → Skola* där protokollet du vill duplicera finns
2. Öppna fliken *Protokoll*.
3. Öppna protokollet du vill duplicera.
4. Klicka på **Hantera** och välj **Duplicera protokoll**.
1. Titeln är förifylld med *Kopia av “Protokollets titel”*.
2. Datum sätts till dagens datum.
3. Medlemmar är samma som på det ursprungliga protokollet.
5. Ändra det som önskas.
6. Klicka på **Spara**.
1. Eventuell förtext dupliceras från det ursprungliga protokollet
2. Alla punkter från det ursprungliga protokollet dupliceras men utan innehåll.
> ℹ️ Användaren måste vara administratör, skapare av eller medlem i protokollet samt ha tillgång till alla protokollpunkter för att kunna duplicera protokollet.
---
## Vem kan ändra protokollet?
Protokollets status och detaljer kan ändras av den med skrivrättighet till den dokumentationsmapp som protokolltypen tillhör samt uppfyller minst ett av följande kriterier:
- Är skapare av protokollet
- Är medlem i protokollet
- Har organisationsbehörighet Administratör.
Undantag för användare med [ärendebegränsad](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1483507939/Arbeta+med+protokoll#%C3%84rendebegr%C3%A4nsning-och-protokoll) skrivrättighet som inte har rättighet att administrera protokoll.
### Ändra protokollets status
För att ändra protokollets status:
1. Klicka på knappen **Ändra**
2. Klicka på **Status**
1. Välj till vilken status som protokollet ska flyttas till. Valbara är *Aktivt*, *Avklarat* och *Arkiverat.*
### Ändra protokollets detaljer
För att ändra protokollets detaljer:
1. Klicka på knappen **Ändra**
2. Klicka på **Ändra detaljer**
1. Ändra eventuell *beskrivning, protokolldatum, medlemmar*
2. Klicka på **Spara**
---
## Vem kan skriva i protokollet?
För att kunna skriva i protokollet och dess punkter samt lägga till/ta bort protokollpunkter krävs skrivrättighet till den dokumentationsmapp som protokolltypen tillhör samt uppfyller minst ett av följande kriterier:
- Är skapare av protokollet
- Är medlem i protokollet
- Har organisationsbehörighet Administratör.
Undantag för användare med [ärendebegränsad](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1483507939/Arbeta+med+protokoll#%C3%84rendebegr%C3%A4nsning-och-protokoll) skrivrättighet som inte har rättighet att skriva i protokoll förutom att lägga till punkter kopplade till befintliga ärenden som de själva är medlem i.
### Hur du skriver i ett protokoll
För att skriva i ett befintligt protokoll:
1. Klicka på knappen **Börja skriva **för att börja skriva i första protokollpunkten i dagordningen. Alternativt öppna hanteringsmenyn på den punkt som du vill göra en anteckning på och välj **Redigera anteckning. **Anteckningen eller** **punkten blir låst för redigering för övriga användare i upp till 60 minuter från tidpunkten då låset aktiveras för att undvika redigeringskonflikter. Låset öppnas när du som arbetar med anteckningen väljer att spara eller avbryta redigeringen. [Läs mer om skrivlås vid samtidig redigering här.](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1481673544)
2. Gör en anteckning i protokollpunkten och klicka på **Spara **eller **Spara och nästa **för att direkt gå till nästa punkt i dagordningen. Anteckningen du gör i protokollpunkten kommer att få benämningen *Protokollanteckning *i både ärendet och i elevakten om punkten har ett ärende kopplat till sig.
3. Längst ned i Protokollet finns knappen **Ny punkt**. Här kan man under pågående möte skapa och lägga till ett nytt ärende, lägga till ett befintligt ärende eller skapa en ny punkt utan ärendekoppling.
### Lägg till protokollpunkt (nytt ärende)
För att skapa en ny protokollpunkt genom att skapa ett nytt ärende:
1. Klicka på knappen **Ny punkt**
2. Klicka på **Skapa ärende**
1. Välj ärendetyp
2. Ange ärendets detaljer och dess medlemmar.
3. **Spara**
En ny protokollpunkt har nu skapats med koppling till det skapade ärendet. Punktens rubrik blir densamma som ärendets. Denna går att redigera direkt via punktens hanteringsmeny och **Redigera anteckning. **Observera att eventuell ändring av protokollpunktens rubrik inte ändrar kopplat ärendes titel. Ändring av ärendets rubrik i ärendet kommer inte att ändra protokollpunktens rubrik.
### Lägg till protokollpunkt (befintliga ärenden)
För att skapa protokollpunkter via befintliga ärenden i dokumentationsmappen som protokolltypen tillhör:
1. Klicka på knappen **Ny punkt**
2. Klicka på **För befintliga ärenden**
3. Välj vilka ärenden som ska ingå i protokollet
1. I den övre delen finns en tabell med de ärenden som finns inlagda i den aktuella skolan. Tabellen visar som standard 20 ärenden per sida. För att visa flera ärenden på samma sida klickar du på siffran i *Visar 20 ärenden per sida *och ändrar till det antal du vill ska visas. Alternativt kan du bläddra till nästa sida (via blå pil i högra hörnet) för att se nästkommande 20 ärenden. Om det finns många ärenden kan du söka/sortera/filtrera eller kombinera dessa för att visa de ärenden som du vill lägga till i dina valda ärenden.
Du kan söka på:
- **Elev **genom att ange 'xx' och få upp de namn som börjar med 'xx' (För-efternamn). Går också att söka på t.ex. '12' och då få fram de elever som har '12' i sitt personnummer.
- **Ärendenamn **genom att ange 'xx' och få fram de ärenden som inkluderar 'xx' i sitt ärendenamn
Du kan sortera på:
- **Elev **genom att klicka på ↕ och då sortera dessa i bokstavsordning (Efternamn) i stigande/fallande ordning.
- **Klass **genom att klicka på ↕ och då sortera dessa i stigande/fallande ordning
- **Ärendetyp **genom att klicka på ↕ och då sortera dessa i bokstavsordning i stigande/fallande ordning. (vid begränsning till en specifik ärendetyp, visas enbart de ärendetyper som protokollet är kopplat till)
- **Ärendenamn **genom att klicka på ↕ och då sortera dessa i bokstavsordning i stigande/fallande ordning
- **Prioritet **genom att klicka på ↕ och då sortera dessa i bokstavsordning i stigande/fallande ordning
- **Status **genom att klicka på ↕ och då sortera dessa i bokstavsordning i stigande/fallande ordning
- **Skapad **genom att klicka på ↕ och då sortera dessa efter datum då ärendet skapades i stigande/fallande ordning.
Du kan filtrera på:
- **Klass **och enbart visa ärenden i en specifik skolklass nuvarande läsår. (**Obs! **Ärende utanför nuvarande läsår kommer inte med i filtrering.)
- **Ärendetyp **och enbart visa ärenden inom en eller flera ärendetyper. (vid begränsning till en specifik ärendetyp, visas enbart de ärendetyper som protokollet är kopplat till)
- **Prioritet **och enbart visa ärenden med en specifik prioritet.
- **Status **och enbart visa ärenden med en specifik status.
- **Skapad **och filtrera på ett visst datumintervall.
För att välja ett ärende - klicka på ärenderaden, raden får en grå bakgrundsfärg som indikerar att ärendet är tillagt i *'Valda ärenden'* som visas i nedre delen av dialogen. Du kan också välja alla synliga ärenden i tabellen genom att klicka på knappen **Lägg till alla synliga ärenden**, vilken markerar alla synliga ärenden och lägger till dessa i dina valda ärenden. Exempel: ni har 50 ärenden totalt i tabellen men ni har valt att visa 20 st per sida, då väljs de 20 ärenden som är synliga till valda ärenden.
Klicka på förstoringsglaset på ett specifikt ärende för att öppna en visningsdialog med mer information om ärendet.
För att rensa alla markerade synliga ärenden klicka på knappen **Avmarkera alla synliga ärenden**, vilket även rensar dessa från listan i den nedre delen av dialogen där dina valda ärenden finns.
Du kan avbryta dina påbörjade val genom att antingen klicka på knappen **Avbryt **eller genom att stänga ner dialogen. När du väljer att avbryta (Stänga ner dialog) rensas dina valda ärenden.
2. Kontrollera listan *Valda ärenden*, om du vill ta bort något ärende klicka på aktuell ärenderad så försvinner ärendet från dina valda ärende och avmarkeras i den övre tabellen. Du kan även välja att rensa alla valda ärenden genom att klicka på knappen **Rensa valda ärenden**.
3. När du kontrollerat dina valda ärenden så klickar du på **Lägg till valda ärenden** och dessa läggs till i protokollet och dialogen stängs ner. Om några av ärendena inte är aktiva får du även en fråga om du vill aktivera dessa ärenden.
### Lägg till protokollpunkt (utan ärende)
För att skapa protokollpunkter utan någon koppling till ett ärende:
1. Klicka på knappen **Ny punkt**
2. Klicka på **Utan ärende**
3. Ange punktens rubrik
4. **Spara**
---
## Hur skriver jag ut protokollet?
För att skriva ut ett protokoll:
1. Klicka på knappen **Hantera**
2. Klicka på **Skriv ut**
3. Välj om utskriften ska inkludera eller exkludera personnummer på de elever som är relaterade på kopplade ärenden.
---
## Vem kan ta bort protokollet?
Protokollet kan tas bort av den som har skrivrättighet till dokumentationsmappen som protokolltypen tillhör samt har organisationsbehörighet Administratör.
Anteckningar och bevakningar som skapats via protokollet kommer inte att påverkas.
För att ta bort ett protokoll:
1. Klicka på knappen **Ändra**
2. Klicka på **Ta bort protokoll**
1. Bekräfta genom att klicka på **Ja, ta bort protokollet med anteckningar.**
---
## Ärendebegränsning och protokoll
En användare med **ärendebegränsad läsrättighet** har åtkomst till:
- protokoll vilka de är tillagda som medlem.
- innehåll i de protokollpunkter där de också är medlem i det kopplade ärendet.
- innehåll i de protokollpunkter som inte har ärendekoppling. Detta gäller ej användare som samtidigt har ett [begränsat uppdrag](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/2538668033).
En användare med **ärendebegränsad skrivrättighet** har åtkomst till:
- protokoll vilka de är tillagda som medlem.
- innehåll i de protokollpunkter där de också är medlem i det kopplade ärendet.
- innehåll i de protokollpunkter som inte har ärendekoppling. Detta gäller ej användare som samtidigt har ett [begränsat uppdrag](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/2538668033).
- att lägga till befintliga ärenden vilka de är medlem i till protokollet.
En ärendebegränsad användare har inte åtkomst till:
- protokoll vilka de inte är tillagda som medlem.
- innehåll i de protokollpunkter där de inte är medlem i det kopplade ärendet.
- att skapa nytt protokoll.
- att skriva protokollanteckningar.
- att ändra status och protokolldetaljer.
> 📝 Anteckningen som görs i en protokollpunkt visas som en protokollanteckning i det kopplade ärendet. Denna anteckning kan därmed komma att ses av användare med ärendebegränsning i ärendet där de är medlem, även om de inte är medlemmar i protokollet. Dock visas inte denna protokollanteckning om ärendetypen är konfigurerad till att endast visa utvalda ärendeanteckningar för användare med ärendebegränsning.
Om protokollet har ärendebegränsade medlemmar kommer en informationstext visas för att uppmärksamma att alla medlemmar inte kan se innehållet i alla punkter.
[Läs mer om användarroller med ärendebegränsning här.](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1483375589)