--- title: "Användarroller med ärendebegränsning" canonical: "https://docs.prorenata.se/space/MAN/1483375589/Anv%C3%A4ndarroller%20med%20%C3%A4rendebegr%C3%A4nsning" format: markdown --- Behörighet i Prorenata Journal styrs via användarroller och dokumentationsmappar, se [den här artikeln om Prorenata Journal systemarkitektur](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1483375602) för en överblick. En användarroll kan ges läs- eller läs- och skrivrättigheter till en dokumentationsmapp. Användare som har användarrollen (via tilldelade uppdrag) får då tillgång till alla anteckningar, ärenden, upplysningar, varningar, etc. som har lagts i eller kopplats till den dokumentationsmappen, för elever som användaren har tillgång till. Det går att begränsa rättigheterna som en användarroll har till en dokumentationsmapp, genom att ange att rättigheterna ska vara begränsade till: 1. Ärenden som användaren är medlem i, se nedan. 2. Vissa ärendeanteckningar i ärenden som användaren är medlem i, se nedan. Syftet med dessa begränsningar är att kunna ge vissa användarkategorier begränsade rättigheter inom en dokumentationsmapp. Exempel på användningsområden: - Rektor som behöver få åtkomst till specifika anteckningar dokumenterade i kurators dokumentationsmapp, t.ex.  skolsocial utredning. - Pedagoger som behöver få åtkomst till enskilda elevärenden som de är involverade i utan att få tillgång till hela elevens dokumentationsmapp. - Verksamhetschef som behöver kunna ta del av enskilda medicinska avvikelser. - Skolläkare som behöver ta del av skolpsykologutlåtande. --- ![image](media://1036dbab-a054-4c81-9eb4-c9a2b88ebc7d) --- ## Användarroll med begränsning till ärenden En användarroll med läsrättighet till en dokumentationsmapp fast med begränsning till endast ärenden innebär att användaren med denna användarroll endast kommer att få tillgång till ärende och dess anteckningar om användaren är medlem i ärendet. På motsvarande sätt ger skrivrättigheter med ärendebegränsning bara möjlighet att göra anteckningar i ärenden som användaren är medlem i. ** Exempel: ** * Ärendetypen är konfigurerad så att medlemmar med begränsad ärendebehörighet har åtkomst till samtliga anteckningar i ärendet. * - En MLA hanterar medicinska avvikelser i Prorenata Journal. Denne tar emot rapport via kontaktformulär och för in i ett ärende i dokumentationsmappen *EMI Avvikelse*. Lägger till  skolsköterskan som rapporterat in avvikelsen som medlem så att skolsköterskan kan följa det specifika ärendet. - En rektor tilldelar skolkuratorn ett uppdrag att erbjuda stödsamtal samt göra en skolsocial kartläggning av en elev. Skolkuratorn dokumenterar stödsamtalen i dokumentationsmappen *Kurator. *Endast användare med rollen Skolkurator på skolan kan ta del av anteckningarna. Skolkuratorn skapar ett ärende i dokumentationsmappen *Kurator, *lägger till rektor som medlem och dokumenterar den skolsociala kartläggning i ärendet. Användaren (rektorn) kan endast läsa anteckningen som ligger i ärendet, inte själva stödsamtalsanteckningarna som ligger dokumentationsmappen. ## Begränsning till ärendeanteckningar Det går också att för varje ärendetyp ställa in så att användare med ärendebegränsning endast har åtkomst till specifika ärendeanteckningar i de ärenden som användaren är medlem i. ** Exempel: ** * Ärendetypen är konfigurerad så att medlemmar med begränsad ärendebehörighet endast kan se/ha tillgång till vissa ärendeanteckningar. * - Specialpedagogen utreder en elevs behov av särskilt stöd och dokumenterar utredningen i ett ärende. Rektor dokumenterar “Beslut om elevs behov av särskilt stöd” och berörda lärare läggs till som medlemmar i ärendet. Användare (lärare) kan enbart läsa anteckningen “Beslut om elevs behov av särskilt stöd”, inte själva utredningen eller övriga anteckningar som ligger i ärendet. **Specialpedagog: ** ![Exempel på hur ärende med ärendeanteckningar visas för en användare med användarroll specialpedagog.](media://9a1e0d66-ef62-4b9d-9947-21e2c04f7a2d) **Undervisande lärare: ** ![Exempel på hur ärende med anteckningar visas för en användare med användarroll undervisande lärare.](media://30874b16-8443-48bb-b0ed-9be3f222bd5d) --- ## Ärendebegränsning och protokoll Användare med ärendebegränsning kan: - Se protokoll där de är medlemmar. - Se innehållet i protokollpunkter kopplade till ärenden där de är medlemmar. - Se innehållet i protokollpunkter utan ärendekoppling (observera att detta inte gäller användare med ett begränsat uppdrag till elev/klass/grupp, läs om [begränsade uppdrag](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/2538668033) för mer information). - Lägga till befintliga ärenden som de är medlemmar i till protokollet. Dessa användare kan **inte**: - Skapa nya protokoll. - Skriva protokollanteckningar. - Ändra protokolldetaljer. > ℹ️ Notera att den anteckning som görs i en protokollpunkt visas som en protokollanteckning i det kopplade ärendet. Denna anteckning kan därmed komma att ses av användare med ärendebegränsning i ärendet där de är medlem, även om de inte är medlemmar i protokollet. Dock visas inte denna protokollanteckning om ärendetypen är konfigurerad till att endast visa utvalda ärendeanteckningar för användare med ärendebegränsning. Om protokollet har ärendebegränsade medlemmar kommer en informationstext visas för att uppmärksamma att alla medlemmar inte kan se innehållet i alla punkter. ![Exempel på hur protokoll med ärendebegränsning visas för användare.](media://084e115a-1494-454a-8bca-aa85a94d9fb3) --- ## Hur du aktiverar ärendebegränsning Konfigurationen består av flera delar, bland annat: - Behörighetskonfiguration användarroller - Konfiguration av ärendetyp och eventuellt anteckningsmallar Om du är systemförvaltare, administratör eller produktägare och vill aktivera och konfigurera ärendebegränsning eller har frågor om funktionen, [kontakta Prorenata Support](https://journal.prorenata.se/apps/support/ ). --- ## Tillgång och begränsningar En användare som har **läsrättigheter/skrivrättigheter med ärendebegränsning **till en dokumentationsmapp **får tillgång till** följande information: - Grundläggande information (namn, personnummer, vårdnadshavare) om alla elever på den tilldelade skolan - Ärenden i den angivna dokumentationsmappen på skolan som användaren är medlem i. - Anteckningar gjorda på dessa ärenden - Anteckningar kopplade till dessa ärenden, inklusive protokollanteckningar oavsett om användaren är medlem i protokollet eller ej. - Bevakningar kopplade till dessa ärenden samt bevakningar som är riktade till eller skapade av användaren. - Protokoll där användaren är tillagd som medlem. - Se innehållet i protokollpunkter kopplade till ärenden där de är medlemmar. - Se innehållet i protokollpunkter utan ärendekoppling (observera att detta inte gäller användare med ett begränsat uppdrag till elev/klass/grupp, läs om [begränsade uppdrag](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/2538668033) för mer information). En användare som har **läsrättigheter/skrivrättigheter **till en elev och dokumentationsmapp via en användarroll med ärendebegränsning **får inte tillgång till** följande information: - Ärenden som användaren **inte **är medlem i - Anteckningar gjorda i elevens dokumentationsmapp som **inte **är kopplade till ärenden som användaren är medlem i - Bevakningar gjorda i elevens dokumentationsmapp som **inte **är kopplade till ärenden som användaren är medlem i - Upplysningar - Varningar - Protokoll som användaren **inte **är medlem i, dock syns protokollanteckningar i ärenden där man är medlem. - Gruppanteckningar En användare som har **skrivrättigheter med ärendebegränsning **till en dokumentationsmapp kan **skriva** följande information: - Nya anteckningar i befintliga ärenden som användaren är medlem i - Nya anteckningar kopplade till ärenden som användaren är medlem i - Kopplade anteckningar kopplade till ärenden som användaren är medlem i och där användaren har tillgång till Anteckningsmallen - Nya bevakningar kopplade till eleven, med eller utan koppling till ärenden som användaren är medlem i - Lägga till ärenden som användaren är medlem i till ett protokoll om användaren också är tillagd som medlem i protokollet. En användare som har **skrivrättigheter med ärendebegränsning **till en dokumentationsmapp kan **inte **göra följande: - Skapa nya ärenden - Uppdatera befintliga ärenden utöver skriva nya anteckningar - Skapa nya protokoll - Uppdatera befintliga protokoll utöver att lägga till ärenden som användaren är medlem i - Skriva Gruppanteckningar - [Skicka blanketter till webbportalen](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/4212129798) - [Dela dokument till webbportalen](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/3918823427)