--- title: "Hantera funktionsbrevlådans inkommande meddelanden" canonical: "https://docs.prorenata.se/space/MAN/1483112612/Hantera%20funktionsbrevl%C3%A5dans%20inkommande%20meddelanden" format: markdown --- ![Ikon för Funktionsbrevlåda.](media://c7455aff-24f2-4042-b45b-f46f9deb7edc) Funktionsbrevlådan är en gemensam brevlåda för organisationen där flera användare kan se samma inkommande meddelanden. Från funktionsbrevlådan kan man föra in meddelandet i: - anteckning i dokumentationsmapp - nytt ärende eller befintligt ärende > Macro (toc) --- ## Vilka typer av meddelanden kommer till funktionsbrevlådan? Meddelandena i funktionsbrevlådan kan antingen komma in via ett kontaktformulär, från en intern fildelning eller som ett SDK-meddelande via SEFOS eller SecureAppbox. Varje typ av funktionsbrevlåda behöver vara uppsatt i er organisation för att kunna användas. Det är organisationens administratör som skapar och konfigurerar de olika funktionsbrevlådorna, en beskrivning av detta finns i artikeln [Skapa och konfigurera Funktionsbrevlådor](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/2045378573). ### Kontaktformulär Kontaktformulär är en extern inkorg, där andra användare än de som finns registrerade i Prorenata Journal har möjlighet att skicka in information om elever till Prorenata Journal t.ex. EHT-anmälan, anmälan om kränkande behandling. Den externa användaren fyller i ett kontaktformulär som skickas in till Prorenata Journal och visas i en gemensam funktionsbrevlåda*. *Kontaktformulären skapas och distribueras av organisationens administratör. ### Intern funktionsbrevlåda Den interna funktionsbrevlådan används vid intern fildelning. Hur dessa meddelanden skickas kan du läsa mer om i artikeln [Fildelning till en intern funktionsbrevlåda](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1766162494). ### SDK (SEFOS/SecureAppbox) Denna funktionsbrevlåda används för säker digital kommunikation, så kallad *SDK via SEFOS/SecureAppbox*. Läs mer i artikeln [Fildelning genom SDK](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/2544828426) om hur dessa meddelanden skickas. ### Integrationsbrevlåda Integrationsbrevlådan är en inkorg dit externa system kan skicka meddelanden via organisationens integrationer. Läs mer om detta i artikeln [Hantera organisationens integrationer](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/3031171097). > ℹ️ Ett meddelande i en funktionsbrevlåda av typen **integrationsbrevlåda** kan *uppdateras* med text och bilagor så länge meddelandet är markerat som ***ohanterat***. Det spelar då ingen roll vilken status funktionsbrevlådan har eller om meddelandet är läst, infört i en dokumentationsmapp eller i ett ärende. Uppdateringen syns ***inte*** i den skapade anteckningen. > ℹ️ > ℹ️ Så snart meddelandet är markerat som ***hanterat*** så är det inte möjligt för integrationen att komplettera meddelandet. --- ## Var ser jag inkommande meddelanden Gå till modulen *Meddelanden *och fliken *Funktionsbrevlåda. *För att fliken ska visas krävs att användaren har rätt att se någon funktionsbrevlåda. Funktionsbrevlådan är gemensam för organisationen och flera användare kan se samma meddelanden. ![Funktionsbrevlådans meddelanden. Tabell med alla meddelanden visas.](media://dfede2e2-b212-452d-90fb-6a385ade070f) I funktionsbrevlådan visas meddelanden och filer som skickats in. När sidan laddas första gången visas endast meddelanden som inte hanterats. För att se alla meddelanden klicka på knappen *Visa hanterade meddelande.* En notifiering skickas via email när det inkommit ett meddelande till funktionsbrevlådan. Det går inte att skicka meddelanden från funktionsbrevlådan utan bara ta emot meddelanden. --- ## Vem kan se meddelanden i funktionsbrevlådan? Varje funktionsbrevlåda konfigureras för vilka användarroller och vilka skolor de ska gälla för, de användare med matchande uppdrag kan då se meddelanden som kommer in via dessa funktionsbrevlådor. Det innebär att olika användare kan se olika meddelanden i funktionsbrevlådan beroende på vilka uppdrag de har. > 📝 De meddelanden en användare ser styrs av uppdraget och de skolor de har åtkomst till, vilket också i detta fall även inkluderar “Ej tilldelade skolor”. Om det finns meddelanden i funktionsbrevlådor som inga användare har åtkomst till kommer ett email att skickas till organisationens administratörer med information om detta. Administratörer kan åtgärda detta genom att tilldela användare uppdrag som gäller för dessa funktionsbrevlådor. --- ## Hur använder jag funktionsbrevlådan? Gå till *Meddelanden *och fliken *Funktionsbrevlåda.* Räknaren på fliken *Funktionsbrevlåda *visar hur många ohanterade meddelanden som finns (gäller status Nytt, Tilldelat till annan och Tilldelat till dig). Vid "Visar sida 1 av X" går det att bläddra mellan sidor och ändra hur många meddelanden som ska visas per sida. **Kolumner i tabellen** **Status: **Går att filtrera per status och och sortera stigande/fallande i kolumnen. Listan sorteras som standard alltid i nedanstående ordning (*Nytt*, *Tilldelat till dig*, *Tilldelat till någon annan* samt *Hanterat*): ![Ikoner som visar status på meddelanden i funktionsbrevlåda. Gul cirkel visar Nytt, människoikon visar Tilldelat till dig, fylld människoikon visas Tilldelat till någon annan samt grön bock checkmärke visar Hanterat.](media://6b4b52de-815c-4738-a709-c1e3cc3f7107) **Ämne**:** **Ämne på meddelandet, här går det att fritextsöka och sortera kolumnen stigande/fallande **Inkorg**:** **Vilken funktionsbrevlåda som avses, här går det att filtrera per funktionsbrevlåda och sortera kolumnen stigande/fallande **Avsändare** (**beroende på vilken funktionsbrevlåda som använts ser informationen lite olika ut):** 1. *Kontaktformulär:* Extern användare som fyllt i kontaktformulär samt dess emailadress. Om formuläret signerades med e-legitimation syns en BankID/Freja eID symbol bredvid avsändarens namn. 2. *Intern funktionsbrevlåda: *avsändarens titel och namn samt emailadress. 3. *SDK via SEFOS/SecureAppbox:* SDK-identifieraren. Inom parentes specificeras att meddelandet är SDK via SEFOS eller SecureAppbox. 4. *Integrationsbrevlåda: *organisationens namn på integrationen. **Berörd person**:** **Personens personnummer, namn, skola, klass. Observera att det endast går att söka på personnummer i sökfältet. **Datum**:** **Meddelandets skapade datum. --- ## Arbeta med meddelanden > ℹ️ Ett meddelande i funktionsbrevlådan kan vara låst till en elev och namnet och/eller skolan är då förifyllda och kan inte ändras. Det går då bara att föra in meddelandet i den elevens dokumentationsmapp eller ärende.  > ℹ️ > ℹ️ Om eleven är borttagen via journalförstöring kommer meddelandet att synas i funktionsbrevlådan, men inte gå att föra in på någon elev. Organisationens administratörer blir informerade om detta via det mail som går ut om det finns meddelanden i funktionsbrevlådor som inga användare har åtkomst till. Klicka på hanteringsmenyn **v **(pil nedåt) för att se menyalternativ: ![Menyalternativ för ett meddelande i funktionsbrevlådan.](media://5061f35f-b6eb-48b2-bd76-0446de4f0e74) --- ### Hur du visar meddelande Välj **Visa meddelande**. Meddelandet öppnas och visar information om: - Avsändare - Kontaktformulär: “Kontaktformulär” och från vilken person samt email - Intern funktionsbrevlåda: “Fildelning inom organisationen” och från vilken person samt email - SDK via SEFOS/SecureAppbox: “SDK-meddelande via SEFOS/SecureAppbox” och avsändande SDK-adress - Integrationsbrevlådan: “Externt system” och integrationens namn. - Inkorg - Till vilken funktionsbrevlåda som meddelandet skickats till - Datum - Berörd person - Om meddelandet har en koppling till en specifik elev - Skola - Till vilken skola som meddelandet skickats till - Område - Statusar - Tilldelat - Hanterat - Infört i ärende - Infört i dokumentationsmapp - Ämne - Meddelande - Bifogad fil ![Exempel på meddelande i funktionsbrevlådan.](media://23ff32d4-b8ed-4eb7-8adb-67e5e705c6e8) --- ### Hur du för in meddelandet i ärende **Befintligt ärende: ** Föra in meddelandet i befintligt ärende. 1. En dialog visas där du kan söka, filtrera och visa ärenden (listan visar enbart ärenden för dina tilldelade skolor). Om avsändaren har angett elevens personnummer och du väljer *För in i ärende → På befintligt* så är listan filtrerad till att endast visa den elevens ärenden. Det är möjligt att rensa filtret och då visas samtliga ärenden. 2. För att välja ärende klicka på ärenderaden. 3. Bekräfta införandet i ärendet *Ja, för in i ärendet. *Här finns också möjlighet att *Visa ärende.* - Som standard kommer meddelandet att sättas som hanterat, klicka ur bocken om du inte vill att det ska sätta som hanterat. - Kryssa i om du vill att anteckningen ska signeras. Lämna tom för att spara anteckningen utan att signera den. - Notera att det endast är möjligt att signera anteckningar i elevkopplade ärendetyper (ej gruppärenden eller okopplade ärendetyper) och om meddelandet/funktionsbrevlådan är kopplat till en anteckningsmall utan avancerad signatur i Prorenata Journal. Det är **inte** möjligt att signera anteckningen om meddelandet är kopplat till en anteckningsmall med avancerad signatur. Vid *Avbryt* kommer du tillbaka till första dialogen och kan välja ett annat ärende **Skapa ärende**:** **Skapar nytt ärende där meddelandet läggs in som en ärendeanteckning. 1. Välj skola (visar enbart dina tilldelade skolor). 2. Som standard kommer meddelandet att sättas som hanterat, klicka ur bocken om du inte vill att det ska sätta som hanterat. 3. Kryssa i om du vill att anteckningen ska signeras. - Notera att det endast är möjligt att signera anteckningar i elevkopplade ärendetyper (ej gruppärenden eller okopplade ärendetyper) och om meddelandet/funktionsbrevlådan är kopplat till en anteckningsmall utan avancerad signatur i Prorenata Journal. Det är **inte** möjligt att signera anteckningen om meddelandet är kopplat till en anteckningsmall med avancerad signatur. 4. Välj ärendetyp. 5. Ange information om ev. elev, ärenderubrik, prioritet, status, medlemmar. 6. Klicka på **Spara**. 7. Om eleven redan har minst ett pågående ärende av samma typ kommer det visas en varning där du har möjlighet att visa det senast skapade ärendet av denna ärendetyp. Klicka på **Ja, skapa nytt ärende** om du är säker på att du vill skapa ett nytt pågående ärende inom samma ärendetyp. **Gå till infört ärende** Om meddelandet är infört i ett ärende visas *Visa ärende *på menyn. --- ### Hur du för in meddelande i dokumentationsmapp ![För in meddelande från funktionsbrevlåda i dokumenationsmapp.](media://8e4c323b-217b-476b-b025-c028f7c22390) 1. Välj vilken elev meddelandet ska föras in på (visar enbart elever i dina tilldelade skolor). Om personnummer är angett i kontaktformuläret så ger systemet förslag på elev. Om den som fyllt i kontaktformuläret fyllt i fel personuppgifter går det även bra att söka fram en annan elev. 2. Välj *Dokumentationsmapp.* 3. I dialogen som visas är *Markera som hanterat *förvalt, meddelandet sätts då automatiskt till status *Hanterat*. Vill man inte att ärendet ska få status hanterat klicka ur bocken. 4. Kryssa i om du vill att anteckningen ska signeras eller lämna tom för att spara anteckningen utan att signera den. - Notera att alternativet att signera anteckning inte är tillgängligt för meddelanden som är baserade på en mall med avancerad signatur i Prorenata Journal, dessa signeras från elevens journal eller signeringskorgen. 5. Klicka på **Spara**.   **Gå till införd anteckning** Om meddelandet är infört i en dokumentationsmapp visas *Gå till införd anteckning *på menyn. --- ### Övriga hanteringsval #### Tilldela Om man är flera personer som ska bevaka och hantera meddelanden i funktionsbrevlådan kan man välja att använda funktionen *Tilldela *för att markera vem som bör hantera meddelandet, det är inget måste för att kunna hantera meddelanden i funktionsbrevlådan. Välj användare som ska tilldelas meddelandet. ![Tilldela meddelande till användare.](media://781c2a6a-12dc-4596-a520-77e8046acd0c) För att ta bort tilldelad användare, välj det tomma alternativet i listan. Observera att den man tilldelar meddelanden inte får någon notifiering om tilldelningen, utan det blir bara en markering på meddelandet i funktionsbrevlådan. #### Markera som hanterad Ändrar status till hanterad och visas med en grön bock i listan. Denna inställning finns även med i dialoger där man för in i dokumentationsmapp eller ärende. #### Markera som ohanterad Ändrar tillbaka status till den status meddelandet hade innan (ev tilldelad användare finns kvar). #### Skriv ut Skriver ut meddelandet. #### Ta bort Tar bort meddelandet helt från funktionsbrevlådans inkorg. Är meddelandet infört i en elevs dokumentationsmapp eller på ett ärende kommer det att finnas kvar där och är meddelandet skickat via SDK kommer det att finnas kvar i inboxen hos din meddelande-klient. Notera att endast administratörer har behörighet att ta bort meddelanden ur funktionsbrevlådan. --- ## Anteckningar kopplade till meddelanden i funktionsbrevlådan Du kan på en anteckning i journalen eller i ett ärende se om den kommer från funktionsbrevlådan. Under anteckningens titel står det i så fall "Kopplad till meddelande i" och funktionsbrevlådans namn. Klickar du på denna text visas ursprungsmeddelandet i sin helhet. Om meddelandet är raderat helt från funktionsbrevlådan så kommer länken inte att visas. Om användaren inte har tillgång till den funktionsbrevlåda där meddelandet finns så visas inte heller någon länk. ![Länk på journalanteckning till kopplat meddelande i funktionsbrevlådan.](media://bcc4519e-3267-4dad-9c31-bcc19795deb2) --- ## Hur gör jag om meddelandet är infört i fel ärende eller dokumentationsmapp? Har du lagt in ett meddelande i fel ärende eller mapp? Om meddelandet fortfarande finns kvar i funktionsbrevlådan kan du korrigera detta genom att: 1. Gå till den felaktiga anteckningen. 2. **Stryk anteckningen** och ange orsaken, eller **ta bort den helt** beroende på era rutiner. 3. Meddelandet kommer då att bli ohanterat igen i funktionsbrevlådan, och du kan nu lägga in det i rätt mapp eller ärende. --- ## Hur gör jag om meddelandet är skickat till fel skola? Om meddelandet är skickat till fel skola så behöver du kontakta er administratör. Om du är administratör behöver du ha tillgång till funktionsbrevlådan som mottagit meddelandet för att kunna skicka meddelandet till korrekt skola. För att skicka meddelandet till en annan skola gör du följande: 1. Öppna hanteringsmenyn på meddelandet 2. Välj alternativet *Skicka till annan skola* 3. Välj den skola som ska vara mottagare av meddelandet 4. Klicka på **Spara** Användare på den valda skolan som har behörighet till funktionsbrevlådan kommer få meddelande om att de mottagit ett nytt meddelande. En flytt av externt meddelande (från ett kontaktformulär) till en annan skola kommer att loggas i organisationens [händelselogg](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1482330288).