---
title: "Arbeta med ärenden"
canonical: "https://docs.prorenata.se/space/MAN/1481116648/Arbeta%20med%20%C3%A4renden"
format: markdown
---
![Ikon för Ärenden.](media://9d356153-96ce-4fd6-9d0e-7fc436658bbf)

För att kunna arbeta med ärenden måste funktionen vara påslagen i er organisation samt konfigurerad enligt överenskommelse. För att slå på funktionen eller göra förändringar av inställningarna, kontakta [Prorenata Support](https://journal.prorenata.se/apps/support/).


---

Ett ärende är en samling anteckningar och bevakningar under en gemensam rubrik. Ärendet kan vara kopplat till en elev, en skola, en skolklass eller en elevgrupp. Ärenden består av:

- En **ärendetyp**. Varje ärendetyp är kopplad till en dokumentationsmapp och sekretessen för den dokumentationsmappen gäller alla ärenden av den typen. Exempel på en ärendetyp kan vara "Elevärende EHT". Ärendetypen avgör också om en elev kan kopplas till ärendet.
- En **kort beskrivning **av ärendet
- En eventuell koppling till en **elev**
- En **prioritet **som kan vara Normal, Prioriterat eller Högprioriterat
- En **status **som kan vara Nytt, Aktivt, Pausat, Klart eller Arkiverat
- En eller flera **Medlemmar **som deltar i ärendet, max 50 stycken

Till varje ärende finns ett antal **ärendeanteckningar**. En ärendeanteckning består av en fritextanteckning och eventuellt bifogade filer.

Om ärendet är kopplat till en elev så blir varje ärendeanteckning till en anteckning i elevens journal (vilken journal anteckningen skrivs i bestäms av ärendets ärendetyp). Det går då också att bifoga rena anteckningar till ärendet. Dessa fungerar för övrigt som vanliga anteckningar, men är också bifogade ärendet.

> Macro (toc)

---

## Var hittar jag ärenden?

### **Ärendeöversikt på skola**

Ärenden finns som en flik på skolan. Där visas en översikt av ärenden på den skolan. Du hittar denna genom att:

1. Navigera till *Din organisation*
2. Välj skola
3. Öppna fliken *Ärenden*

### **Ärenden på elevöversikt**

Ärenden som är kopplade till en elev och har status Nytt, Aktivt, Pausat eller Avklarat syns också på elevens översiktssida. Som standard är avklarade ärenden dolda på elevöversikten, klicka på **Visa även avklarade** för att även se dessa.

### **Ärenden i Listor & Tabeller**

Det finns även en översikt över alla ärenden (som du har behörighet till) i organisationen via *Listor & Tabeller → Ärenden.* [Läs mer om översikten här.](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1483145461)

---

## Vem kan se ärenden?

Ärenden följer samma sekretess som för dokumentationsmappar, vilken dokumentationsmapp som ett ärende hör till bestäms av dess ärendetyp. Undantag för roller med [ärendebegränsning](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1483375589) som bara kan se ärenden där de själva är tillagda som medlemmar.

### Hur filtrerar och sorterar jag skolans ärendevy?

För att bara visa dina ärenden klicka på knappen **Visa bara mina**. 

För att se ärenden för inaktiva elever klicka på knappen **Visa inaktiva elever**. Detta gäller inte gruppärenden (även de som är kopplade till inaktiva elever). 

Du kan filtrera översikten på: 

- **Elev **genom att ange 'xx' och få upp de namn som börjar med 'xx' (För-efternamn). Går också att söka på t.ex. '12' och då få fram de elever som har '12' i sitt personnummer.
- **Skolklass **och enbart visa ärenden i en specifik skolklass.
- **Elevgrupp **och filtrera på viss elevgrupp.
- **Titel **och filtrera på ärendets titel.
- **Ärendetyp **och enbart visa ärenden för en eller flera ärendetyper.
- **Skapad **och filtrera på ett visst datumintervall.
- **Märkning **och söka på märkning.
- **Prioritet **och enbart visa ärenden med en specifik prioritet.
- **Status **och enbart visa ärenden med en specifik status.

Du kan sortera översikten på:

- **Titel** genom att klicka på ↕ och då sortera i bokstavsordning i stigande/fallande ordning
- **Ärendetyp** genom att klicka på ↕ och då sortera i bokstavsordning i stigande/fallande ordning
- **Skapad **genom att klicka på ↕ och då sortera dessa efter datum då ärendet skapades i stigande/fallande ordning.
- **Skapad av** genom att klicka på ↕ och då sortera i bokstavsordning i stigande/fallande ordning
- **Prioritet **genom att klicka på ↕ och då sortera dessa i prioriterings ordning
- **Status** genom att klicka på ↕ och då sortera dessa i status ordning


Du kan göra följande via hanteringsmenyn på ärendet i översikten

- **Visa ärende **(om du går till ett ärende som tillhör en elev, som inte ingår i en av dina tilldelade skolor, kommer du att se en varningsdialog där du får bekräfta om du vill fortsätta eller avbryta. Om du väljer *Ja *kommer detta loggas i din händelselogg).
- **Gå till elev**
- **Ändra ärende: **  
- Prioritet  
- Status   
- Titel   
- Ändra medlemmar  
- Ändra ärendetyp (styrs bla av organisationsinställningen "Minsta behörighet för att administrera ärenden" eller inställning för respektive ärendetyp). Detta alternativ visas bara i de fall det är möjligt att ändra ärendetypen.   
**Observera**: För ärenden som byter ärendetyp så behålls ursprungligt diarienummer.
- **Ny anteckning **och skapa ärendeanteckning eller anteckning
- **Ny bevakning **och lägga till en bevakning för ärende
- **Ta bort ärende **ett eller flera ärenden (om du har rätt behörighetsnivå).

---

## Hur hanterar jag överförda ärenden efter en elevflytt?

Ärenden som har flyttats i samband med en elevflytt visas på den mottagande skolans ärendevy via knappen **Överförda ärenden** vilken visar hur många överförda ärenden som skolan har tagit emot och som kräver en kvittens (datum och av vem).  Du med skrivrättighet till den dokumentationsmapp som ärendetypen tillhör kan kvittera mottagna ärenden (gäller ej roller med ärendebegränsning) genom att antingen klicka på knappen **Kvittera alla** eller öppna hanteringsmenyn för specifikt ärende och klicka på **Kvittera**. Alla ärenden kopplade till eleven oavsett status flyttas över till mottagande skola: *Nya*, *Aktiva*, *Pausade*, *Avklarade* och *Arkiverade.*

Följande information visas på överförda ärenden:

- *Ärendetyp*
- *Från* (skola som ärendena flyttades ifrån, visas endast för användare som har åtkomst till källskolan i Prorenata Journal)
- *Till* (mottagande skola)
- *Elev*
- *Ärendetitel*
- *Status *(ärendets nuvarande status)
- *Överförd *(datum när ärendet flyttades)
- *Kvitterad *(datum när ärendet blev kvitterad)

---

## Hur skapar jag ett ärende? 

Du med skrivrättighet till den dokumentationsmapp som ärendetypen tillhör kan skapa ett ärende på ärendeöversikten via knappen **Skapa ärende** eller via **Använd elev för att.. **på elevöversikten. Undantag för roller med [ärendebegränsning](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1483375589) som inte har möjlighet att skapa nya ärenden.

### Skapa ärende via skolans ärendeöversikt

1. Navigera till *Din organisation*
2. Välj skola
3. Öppna fliken *Ärenden*
4. Klicka på **Skapa ärende**
  1. Välj Ärendetyp   
- Varje ärendetyp är kopplad till en dokumentationsmapp och sekretessen för den dokumentationsmappen gäller alla ärenden av den typen.
5. Ange *Kort beskrivning, Prioritet, Status *och ev koppling till *Elev.*   
- Ärendetypen avgör om ärendet är kopplad till en elev eller ej
6. Välj vilka medlemmar som ska kopplas till ärendet. Om du klickar på **Välj alla **(denna knapp visas inte om er organisation har fler än 50 aktiva användare) kommer du få upp en dialog om antalet medlemmar är fler än 15 och du får där bekräfta om du vill gå vidare med detta antal. Valda medlemmar får ett e-postmeddelande att de har tilldelats ett ärende. Även nya medlemmar som läggs till i ett befintligt ärende kommer att få ett e-postmeddelande att de tilldelats ett ärende. Max antal medlemmar är 50.
7. Klicka på **Spara**.

> 📝 Alla valda medlemmar behöver ha åtkomst till kopplad elev och ärendetyp för att ärendet ska kunnas skapas.

### Skapa ärende via elevöversikt

1. Sök fram eleven genom att ange namnet i sökrutan högst upp.
2. I elevöversikten, klicka på **Använd elev för att..**
  1. Klicka på **Skapa ärende **
  2. Välj Ärendetyp
3. Ange *Kort beskrivning, Prioritet och Status *och välj *Medlemmar *som ska delta i ärendet (max 50 stycken). Alternativt kan du skapa en grupp för ditt EHT-team via knappen **Grupper**.
4. Klicka på **Spara**.
  1. Om eleven redan har minst ett pågående ärende av samma typ kommer det visas en varning där du har möjlighet att visa det senast skapade ärendet av denna ärendetyp. Klicka på **Ja, skapa nytt ärende** om du är säker på att du vill skapa ett nytt pågående ärende inom samma ärendetyp.

Det skapade ärendet visas på *Elevöversikten *under rubriken** Ärenden**. För att göra en anteckning i ärendet klickar du på den länkade raden och ett antal val dyker upp. Klicka på knappen **Ny anteckning**.

I ärendet kan du nu skriva i fritext eller med hjälp av befintliga mallar. Välj det alternativ som passar bäst. Lägg till anteckningstext. Klicka på **Spara***.*

Det du skrivit syns dels i själva ärendet (det hittar du genom att klicka på den länkade raden, välj **Visa ärende**)* *och även i dokumentationsmappen som ärendet tillhör*.*

![Under Ärenden visas menyvalet Visa ärende](media://be6d05bd-050b-4c6f-bf32-97efd59c89dd)

## Hur öppnar jag ärenden i helskärm?

När du väljer att visa ett ärende från andra ställen än ärendelistan (ex. från notiser, elevöversikt, gruppöversikt/klassöversikt etc) kommer en dialog att öppnas. Om du vill se ärendet i helskärm och arbeta med det i ärendelistan kan du klicka på knappen Gå till ärende i dialogen.

![Screenshot 2024-03-28 at 08.48.31.png](media://47e1760e-d60b-4590-8940-5fa8ccdb7504)

---

## Vem kan skriva i ärendet?

För att kunna skriva i ett ärende krävs skrivrättighet till den dokumentationsmapp som ärendetypen tillhör. För ärendebegränsad användarroll med skrivrättighet krävs även att användaren är medlem på ärendet.

### Anteckningstyper i ett ärende

 Ett ärende kan ha olika typer av anteckningar beroende på dess konfiguration:

- Anteckningar kopplade till anteckningsmallar.
- Fritextanteckningar som är en ärendeanteckning som även visas i elevens dokumentationsmapp.
- Fritextanteckningar som är en ärendeanteckning som endast visas i ärendet.

För ärenden av ärendetypen Grupp, läs mer [här](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1483211076). 

### Hur du skriver i ett ärende?

För att skapa en ny anteckning i ett ärende:

1. Klicka på knappen **Anteckning**
2. Välj anteckningstyp
3. Dokumentera och bifoga eventuell bilaga
4. Klicka på **Spara **
  1. Om anteckningstypen är kopplad till en anteckningsmall kan du även signera, klicka på **Spara och signera.**

### Hur du redigerar en anteckning i ett ärende?

För att undvika redigeringskonflikter finns möjlighet att använda skrivlås vid samtidig redigering. [Läs mer om detta här.](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1481673544)

För att redigera en ärendeanteckning som inte är kopplad till en anteckningsmall:

1. Öppna hanteringsmenyn på anteckningen och klicka på **Redigera anteckning**
2. Redigera anteckningen
3. Klicka på **Spara**

För att ha behörighet att redigera en ärendeanteckning som är kopplad till en anteckningsmall gäller samma kriterier som när en anteckning dokumenteras direkt i en dokumentationsmapp. [Läs mer här om vem som kan ändra och signera en anteckning.](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1483212332) 

Om behörighet att redigera anteckningen:

1. Öppna hanteringsmenyn på anteckningen och klicka på **Redigera anteckning**
  1. Om signerad: Ange orsak till avsignering
  2. Klicka på **Ja, redigera signerat eller låst inlägg!**
2. Redigera anteckningen
3. Klicka på **Spara** **och signera **eller **Spara **om anteckningen inte ska signeras direkt.

När du redigerar en befintlig anteckning i ett ärende via ärendevyn visas det tydligt att den är i redigeringsläge vilket underlättar om du behöver navigera bland övriga anteckningar under tiden du redigerar.

![Screenshot 2024-03-28 at 08.56.41.png](media://f30b2b75-febb-4826-b4e2-c8d18281037a)


---

## Koppla en anteckning till befintligt ärende

En anteckning som dokumenterats i samma dokumentationsmapp som ärendetypen tillhör kan kopplas till ärendet.

För att koppla gör följande:

1. Navigera till eleven och öppna dokumentationsmappen t.ex. *Elevakt*
2. Öppna hanteringsmenyn på specifik anteckning och klicka på **Koppla till ärende**
  1. Välj det ärende som anteckningen ska kopplas till t.ex. Problematisk frånvaro
  2. Bekräfta genom att klicka på **Ja, koppla till Problematisk frånvaro**

### Koppla loss anteckning från ärende

Det går även att koppla loss en anteckning från ett ärende (gäller endast de anteckningar som är skapade via en anteckningsmall).

För att koppla loss anteckning:

1. Navigera till eleven och öppna specifik dokumentationsmapp t.ex. *Elevakt*
2. Öppna hanteringsmenyn på anteckningen som är kopplad till ett ärende och klicka på **Koppla loss från ärende.**
  1. Bekräfta genom att klicka på **Ja, koppla loss från ärende.**

---

## Vem kan ändra ett ärende?

Ärendens status och detaljer kan ändras av den som har skrivrättighet till den aktuella dokumentationsmappen och som uppfyller minst ett av följande kriterier: 

- Är skapare av ärendet
- Är medlem i ärendet
- Har organisationsbehörighet Administratör.

Alla användare som har full behörighet till dokumentationsmappen har alltid möjlighet att ändra medlemmar i ett ärende, inklusive att lägga till sig själv som medlem. Undantag för användare med ärendebegränsad skrivrättighet som inte har behörighet att administrera ärenden.

### Ändra ärendets prioritet

För att ändra ärendets prioritet:

1. Öppna ärendet
2. Klicka på knappen **Ändra**
3. Klicka på **Prioritet**
  1. Välj prioritet: *Standard, Prioriterat *eller *Högprioriterat*

### Ändra ärendets status

För att ändra ärendets status:

1. Öppna ärendet
2. Klicka på knappen **Ändra**
3. Klicka på **Status**
  1. Välj status: *Nytt, Aktivt, Pausat, Avklarat *eller *Arkiverat*

### Ändra ärendets titel

För att ändra ärendets titel:

1. Öppna ärendet
2. Klicka på knappen **Ändra**
3. Klicka på **Ändra titel.**
4. Ange titel
5. Klicka på **Ok.**

### Ändra ärendets medlemmar

För att ändra ärendets medlemmar:

1. Öppna ärendet
2. Klicka på knappen **Ändra**
3. Klicka på **Ändra medlemmar **
4. Lägg till (max 50 stycken) eller ta bort *Medlemmar *i ärendet.
5. Klicka på **Spara.**

### Ändra ärendets ärendetyp

> ℹ️ Ett ärendes specifika ärendetyp kan ändras av den med skrivrättighet till dokumentationsmappen som ärendet tillhör och som har behörighet att administrera ärenden. Vissa ärendetyper kan dock vara konfigurerade så att även användare med organisations-behörighetsnivå *Medlem kan ändra ärendetyp.*

För att ändra ärendets ärendetyp:

1. Öppna ärendet
2. Klicka på knappen **Ändra**
3. Klicka på **Ändra ärendetyp**
  1. Välj Ärendetyp
  2. Bekräfta genom att klicka på **Ja, ändra ärendetyp**

---

## Vem kan ta bort ett ärende?

> ℹ️ Ärenden kan tas bort av den med skrivrättighet till dokumentationsmappen som ärendet tillhör och som har behörighet att administrera ärenden.

För att ta bort ärende:

1. Öppna ärendet
2. Klicka på knappen **Ändra**
3. Klicka på **Ta bort ärende**
  1. Bekräfta genom att klicka på **Ja, ta bort ärendet med anteckningar**  
**Obs! **Anteckningar som är skapade via anteckningsmall och inte enbart är en ärendeanteckning tas inte bort utan finns kvar i dokumentationsmappen för eleven.

---

## Ärendebegränsning och ärenden

En användare med **ärendebegränsad läsrättighet** har åtkomst till:

- Ärenden vilka de är tillagda som medlem:
  - Läsning av anteckningar gjorda på dessa ärenden vilka är synliga för ärendebegränsad användare inklusive protokollanteckningar oavsett om användaren är medlem i protokollet eller ej och som är synliga för ärendebegränsad användare.
  - Läsning av bevakningar kopplade till dessa ärenden samt bevakningar som är riktade till eller skapade av användaren själv.

En användare med **ärendebegränsad skrivrättighet** har åtkomst till:

- Ärenden vilka de är tillagda som medlem:
  - Skapa nya anteckningar i ärendet
  - Läsning av anteckningar gjorda på dessa ärenden vilka är synliga för ärendebegränsad användare
  - Läsning av anteckningar kopplade till dessa ärenden, inklusive protokollanteckningar oavsett om användaren är medlem i protokollet eller ej och som är synliga för ärendebegränsad användare
  - Skapa nya bevakningar på ärendet
  - Läsning av bevakningar kopplade till dessa ärenden samt bevakningar som är riktade till eller skapade av användaren själv.

En ärendebegränsad användare har inte åtkomst till:

- ärenden vilka de inte är tillagda som medlem.
- anteckningar som döljs för ärendebegränsade användare (se nedan hur anteckningar kan visas/döljas vid begränsad åtkomst)
- att skapa nya ärenden
- att ändra status och ärendedetaljer

### Hur visas ärendeanteckningar med begränsad åtkomst?

Nedanstående gäller endast om organisationen har användarroller med ärendebegränsning och har konfigurerat ärendetyper för detta.

[Läs mer om användarroller med ärendebegränsning här. ](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1483375589)

![image](media://c7350cd5-2e63-4f63-b161-39e6198a7e16)

Om en ärendeanteckning har en ikon med solglasögon så betyder det att den anteckningen inte visas för användare som har användarroll med ärendebegränsning. På ärendet kan man ställa in om nya anteckningar ska skapas med eller utan solglasögon som standard. Man kan också på anteckningsmallar ställa in om mallen ska skapas med eller utan glasögon som standard, eller om den ska få det baserat på inställningarna för ärendet. (Dessa inställningar görs av Supporten.)

**Exempel: **

Användare med fullständig ärendebehörighet ser alla anteckningar och en "solglasögonikon" på de anteckningar som är begränsade för användare med användarroll med ärendebegränsning: 

![Exempel på ärende med anteckning som har ärendebegränsning.](media://3de15b55-8c20-4574-b719-cfaa5f5199c9)


Användare som har en användarroll med ärendebegränsning ser endast de anteckningar som inte är begränsade: 

![Ärende så som det visas för en användare med ärendebegränsning.](media://73568ecd-cbc7-4f95-a548-0695cd48254d)

### Vad ser en användare med ärendebegränsning som standard?

Nedan kan du se vilka anteckningar en användare med ärendebegränsning ser eller inte ser som standard. Notera att användare med fullständig behörighet manuellt kan ändra om en anteckning ska visas eller ej. (Denna möjlighet går att stänga av på ärendet)

|  | **Protokollanteckning** | **Ärendeanteckning (gul eller vit)** | **Anteckning skapad från mall** |
| --- | --- | --- | --- |
|  |  |  | Mallen inställd att solglasögon baseras på ärendets inställningar | Mallen inställd att alltid ha solglasögon | Mallen inställd att aldrig ha solglasögon |
| **Ärende med glasögon som standard** | Nej | Nej | Nej | Nej | Ja |
| **Ärende utan glasögon som standard** | Ja | Ja | Ja | Nej | Ja |

### Manuellt ändra åtkomst för en viss ärendeanteckning

Om en användare med fullständig ärendebehörighet manuellt vill ändra om en ärendeanteckning ska döljas/visas vid begränsad tillgång, gör så här:

Klicka på hanteringsmenyn **v** på ärendeanteckningen och välj **Dölj vid begränsad tillgång**.

En bock på menyvalet betyder att ärendeanteckningen är begränsad och ärendeanteckningen får ikon med "solglasögon".

![Hanteringsmenyn för en anteckning i ärendet är utfälld. Valet Dölj vid begränsad tillgång är markerad.](media://d3dec76d-1a75-4eb4-9ed9-c2a90beecbfe)