--- title: "Bevakningar" canonical: "https://docs.prorenata.se/space/MAN/1481116633/Bevakningar" format: markdown --- ![Ikon för bevakningar](media://1329b292-0cc9-4ec0-8bbf-10dece3a8195) Bevakningar kan i Prorenata Journal användas till att: - Delegera uppgifter - Ge sig själv eller andra påminnelser - Markera något som man vill återvända till - Skapa en väntelista där du kan konvertera bevakningar till kalenderaktiviteter. [Läs mer här om användning av bevakningar som väntelista](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1481674794). Bevakningar ersätter tidigare koncept i Prorenata Journal, så som uppföljningar, uppgifter och i viss mån kontrollelever. --- > Macro (toc) --- ## Inställningar för bevakningar [Du som är administratör kan ändra organisationens inställningar för bevakningar här. ](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1481119028/Konfigurera+funktioner#Anv%C3%A4nd-bevakningar) ### Notiscenter Om notifikationer för bevakningar är aktiverat för organisationen så får du som användare en notis när du sätts som ansvarig för en bevakning. [Läs mer om notiscentret här. ](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1481607707) ### Användarens inställning för att skicka bevakningsstatus varje måndag Det finns möjlighet att få ett e-postmeddelande med bevakningsstatus varje måndag. Om funktionen är aktiverad kommer du att få ett e-postmeddelande varje måndag morgon som visar en sammanställning av hur många av dina bevakningar som är förfallna, vilka som förfaller under nuvarande vecka och vilka som förfaller nästa vecka. [Läs mer här om hur du kan aktivera/avaktivera denna funktion.](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1481345923) För administratörer inkluderar detta e-postmeddelande även bevakningar utan ansvarig. --- ## Generellt om bevakningar En bevakning består av: - *Rubrik* - Eventuell *Bevakningskategori *(Er administratör kan lägga till eller ändra bevakningskategorier, du som är administratör kan läsa mer om det i artikeln [Mappar](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/4630577166)) - Eventuell *Beskrivning * - *Ansvarig * - Eventuellt *Avklaras senast datum* (Bäst-före-datum) - Status, börjar som ***oavklarad**** *och blir sedan ***avklarad**** *när den som är ansvarig för bevakningen markerat att de är färdiga med den. ![Bevaknings dialog](media://b3bbeff9-5b24-4f25-8595-fd5944479a36) En bevakning kan skapas på olika sätt beroende på vad den ska vara kopplad till. En bevakning kan kopplas till: - En anteckning - En elev - Ett ärende - En protokollpunkt --- ## Hur skapar jag en bevakning?
Hur skapar jag en bevakning i en anteckning? 1. Navigera till elevens sida och välj dokumentationsmapp, klicka på **Ny anteckning**, välj anteckningsmall 2. Skrolla ner till *Bevakningar*, klicka på **Ny bevakning**. 3. Ange rubrik, beskrivning, välj ansvarig och välj bäst-före-datum om tillämpligt. 4. Klicka på **Spara**. Bevakning kommer att läggas till i anteckningen om anteckningen sparas/signeras.
Hur skapar jag en bevakning för en elev? #### Från elevöversikt 1. Gå till elevöversikten och navigera till *Samtliga bevakningar.* 2. Klicka på **Ny bevakning. **Om du har tillgång till flera dokumentationsmappar, välj vilken dokumentationsmapp bevakningen ska skapas i. 3. Ange rubrik, beskrivning, ansvarig och välj bäst-före-datum om det behövs. 4. Klicka på **Spara**. #### Från dokumentationsmapp 1. Gå till dokumentationsmappen 2. Klicka på knappen **Ny bevakning** 3. Ange rubrik, beskrivning, ansvarig och välj bäst-före-datum om det behövs. 4. Klicka på **Spara**
Hur skapar jag en bevakning för ett ärende? 1. Gå till det aktuella ärendet. 2. Under *Samtliga bevakningar*, klicka på **Ny bevakning**. 3. Ange *Rubrik, ev. Kategori, Beskrivning, Ansvarig *och *Avklaras senast *om det behövs. 4. Klicka på **Spara**.
--- ## Vem ser och kan redigera bevakningar? - Bevakningar följer samma sekretess som anteckningar och kan endast ses av användare med behörighet till den dokumentationsmapp som bevakningen tillhör. För bevakningar som är kopplade till en elev gäller att man har läs- eller skrivrättighet till eleven. Har du skrivrättighet och åtkomst till bevakningen kan du också redigera och ta bort bevakningen, även andra användares bevakningar. För andra användares bevakningar och bevakningar utan ansvarig kan du endast se bevakningar som är kopplade till dina tilldelade skolor. - Användare med en användarroll som har begränsad behörighet till ärenden har åtkomst till följande bevakningar: - egna och andras bevakningar som är kopplade till ärenden, protokollpunkter vilka användaren är medlem på. - egna bevakningar som är kopplade till elev och dokumentationsmapp vilka de själva står som ansvariga för eller har skapat. ## Var ser jag bevakningar? - Bevakningar visas intill det de är kopplade till, till exempel längst ner på en anteckning, på ett ärende, på en protokollpunkt eller på elevöversikten för en kopplad elev. Samtliga bevakningar som är kopplade till en enskild elev listas under den dokumentationsmapp som bevakningen tillhör. - På *Hemsidan* och på fliken *Din sida - Dina bevakningar *visas de utgångna och 10 närmast kommande bevakningarna. - Du kan även se samtliga bevakningar som du har åtkomst till under *Listor & Tabeller → Bevakningar*. > ℹ️ Bevakningar som närmar sig *Avklaras senast-*datumet (förfaller inom 48 timmar) har en gul bakgrundsfärg och bevakningar som har passerat *Avklaras senast-*datumet (redan förfallit) har en röd bakgrundsfärg. ## Vad händer med bevakningar när ett objekt tas bort? En bevakning är alltid kopplad till något i systemet, till exempel ett ärende, en protokollpunkt, en elev eller en anteckning. När du tar bort det objekt som bevakningen är kopplad till, händer följande: - **Om bevakningen bara var kopplad till det du tar bort:** Bevakningen raderas automatiskt. Den fyller inte längre någon funktion eftersom det den skulle påminna om är borta. - **Om bevakningen är kopplad till flera objekt:** (till exempel ett gruppärende med relaterade elever): bevakningen ligger kvar, men kopplingen till det borttagna objektet försvinner. Du hittar fortfarande bevakningen på de andra objekten den är kopplad till. *Detta gäller bland annat när du tar bort ett ärende, ett protokoll eller en protokollpunkt.* ### Se hur många bevakningar som påverkas Innan du slutgiltigt bekräftar en borttagning visar systemet hur många bevakningar som kommer att påverkas eller tas bort. På så sätt har du full överblick och riskerar inte att radera bevakningar som en kollega är beroende av. ### Vem kan hantera bevakningarna efteråt? En bevakning som ligger kvar kan (precis som vanligt) redigeras, markeras som klar eller tas bort av: - Den som är ansvarig för bevakningen. - Den som skapade bevakningen. - En användare med skrivrättighet till den dokumentationsmapp som bevakningen tillhör. ### Bevakningar som gallras Om objektet i stället tas bort genom **gallring** raderas kopplade bevakningar *inte* automatiskt. De blir kvar i systemet, fortfarande kopplade till sin ansvariga och synliga under *Listor & Tabeller → Bevakningar*, men utan koppling till någon elev, något ärende eller något protokoll. Bevakningen går fortfarande att hantera enligt reglerna nedan. Bevakningar utan koppling till en enskild elev gallras separat via datatypen *Övriga bevakningar*. --- ## Listor och tabeller - Bevakningar Översikt och hantering av bevakningar hittar du genom att navigera till *Listor & Tabeller - Bevakningar.* [Läs mer om denna översikt här.](https://prorenata.atlassian.net/wiki/spaces/MAN/pages/1481609993)